Dnia 11 marca EFF przeszło całkowicie na pracę zdalną. Systemowo jesteśmy dobrze przygotowani do takiego trybu pracy, ponieważ home office dotychczas był niejako przywilejem naszych pracowników.
Praca zdalna
Zgodnie z naszym wewnętrznym regulaminem, pracownik EFFa ma możliwość pracować z domu 40 dni w roku, a w razie potrzeby może wnioskować o więcej takich dni. Jednak dopiero stan epidemii wymusił po raz pierwszy sytuację, dzięki której mieliśmy okazję przekonać się wszyscy, że globalne zamknięcie ksiąg rachunkowych z domu jest możliwe i potwierdzić, że wszystkie procesy związane z obsługą także naszych zewnętrznych klientów, spoza grupy kapitałowej DUNI GROUP, odbywają się w zasadzie bez zakłóceń.
W ostatnim czasie nie przeprowadzamy wielu rekrutacji, ponieważ obecna sytuacja nie wymusza na nas takich działań. Firma uznawana jest za wiarygodną, cenioną przez klientów i pracowników, stąd rotacja utrzymuje się na niskim poziomie. Aktualnie, w dalszym ciągu na naszym pokładzie pracuje prawie 80 osób. Niska rotacja oznacza dla nas stabilny i zgrany zespół. Nadal utrzymujemy program stażowy (zespół 10 studentów), co może w tych trudnych czasach nie jest takie oczywiste, ponieważ wiemy, że wiele firm rozstaje się z pracownikami na umowę zlecenie. Zespół stażystów wspiera wszystkie nasze główne procesy w zakresie zobowiązań, należności i księgi głównej, a ich pracę koordynuje jeden z team leaderów, rozdzielając odpowiednio zadania i monitorując czas pracy za pomocą e-Time w ramach wdrożonego w zeszłym roku SAP Success Factors. Naszym studentom przekazujemy sprzęt do pracy z domu, zdalnie wszystkie potrzebne dostępy do systemów, a zadania – za pomocą aplikacji Microsoft Teams, zintegrowanej z naszym systemem informatycznym. Współdzielenie specjalnie dedykowanych skrzynek pocztowych jest również niezwykle pomocne do właściwego rozdzielania zadań, podglądu ich liczby, śledzenia postępów i otrzymywania feedbacku.
Rekrutaja zdalna
Dzięki nowoczesnej technologii nic nie stoi na przeszkodzie, byśmy mogli w razie potrzeby rekrutować zdalnie również pracowników do naszych rozwijających się nowych działów: VAT compliance (zajmujących się rejestrowaniem spółek z branży e-commerce do VAT i składaniem deklaracji), czy działu payroll (międzynarodowy dział płac i kadr) w ramach usług świadczonych naszym zewnętrznym klientom.
Czas pandemii to czas wielu sprawdzianów – w tym przypadku, zarówno dla Duni EFF jako pracodawcy, jak i dla naszych pracowników. Optymizm teraz jest nam wyjątkowo potrzebny. To czas, który potwierdził efektywność pracy naszych zespołów i z tego jesteśmy najbardziej dumni. Od lat stawiamy na komunikację w naszej firmie. Kultura organizacyjna EFF jest bliska założeń, na jakich opierają się tzw. turkusowe organizacje, które stawiają człowieka w centrum, budując atmosferę zaufania, partnerstwa i życzliwości. Pielęgnujemy mocno takie wartości jak: szacunek, oddanie, współpraca
i profesjonalizm i staramy się w takiej atmosferze budować relacje z wszystkimi naszymi pracownikami, jak również klientami. Doskonale wiemy, że praca na home office wymaga większej samodyscypliny
i obustronnego zaufania. Te zasady są nam od dawna znane, a czas pandemii tylko pozwala nam jeszcze intensywniej doświadczać tego, do czego nasi pracownicy byli właściwie już przygotowywani.
Jedną z cenniejszych inicjatyw, podjętych przez naszych pracowników jest dzielenie się doświadczeniami z codziennej pracy zdalnej. Okazuje się, że co kraj to obyczaj. Dla każdego przerwa
w pracy oznacza coś innego. Wymieniamy się pomysłami, jak zaaranżować przestrzeń biurową w domu i wykorzystać przerwę w pracy. Czerpiemy inspiracje z różnych zakątków świata. Jedni uzupełniają kalorie, inni je tracą, stojąc na głowie czy medytując, a jeszcze inni korzystają z pięknej pogody za oknem delektując się kubkiem kawy na własnym tarasie czy balkonie.
Zarządzanie zespołami rozproszonymi w wirze pracy zdalnej jest wspomagane dodatkowymi inicjatywami o charakterze mniej formalnym jak np. Virtual Kitchen. To codzienne półgodzinne spotkania wirtualne przy kawie dla wszystkich chętnych pracowników. W pierwszej fazie przejścia całego biura na home office były wpisane do naszych kalendarzy dwa razy dziennie, o godz. 9:00 i godz. 14:00. Miały na celu odtworzyć rytuał naszych wspólnych spotkań w kuchni, przy okazji śniadań, obiadów, czy zwykłej przerwy na kawę, która jest bardzo powszechna w szwedzkich organizacjach: tzw fika – small talk przy kawie, który często w naszym wypadku dotyczy spraw zawodowych. Bo czasem po prostu szybciej i milej jest porozmawiać bezpośrednio i ruszyć z pracą dalej.
Czasy się zmieniają, wymuszając nowe zasady pracy, ale nie zmienia się nasza kultura, w której pracownik i stabilność zatrudnienia są najważniejsze.
