Technologia dotarła już do wielu branż, w których to pozwoliła na przyspieszenie zachodzących zmian czy działań, a także zmniejszyła ryzyko popełniania błędów. Dlatego też nie można się dziwić, że trudno znaleźć obszar, gdzie nie zostały wprowadzone różne ułatwienia. Nowoczesne metody odgrywają bardzo duże znaczenie m.in. w działach księgowości czy zakupów. W związku z tym, duże przedsiębiorstwa zdecydowały się na wprowadzenie procesu P2P, czyli purchase-to-pay lub procure to pay. Można to przetłumaczyć jako od zakupu do zapłaty lub od zamówienia do zapłaty. Na czym dokładnie on polega? Jakie daje korzyści? Tego dowiecie się z naszego artykułu!
Na czym polega purchase-to-pay?
P2P to główny proces zachodzący w każdym przedsiębiorstwie. Zazwyczaj dotyczy zamówień o dużym nakładzie, przez co we wszystkie działania angażuje się wiele osób – przede wszystkim z działu księgowości oraz zakupów. Purchase-to-pay to nic innego jak wszystkie czynności od zakupu artykułów i usług aż po ich dostawę lub wykonanie oraz przetworzenie faktur w celu płatności powstałych zobowiązań. Wsparcie księgowych jest niezwykle istotne ze względu na m.in. rozliczanie VAT-u, kontrolowania płatności czy przygotowywania wszelkiego rodzaju przelewów.
Jest to o tyle wygodne rozwiązanie, że pozwala na, po pierwsze, automatyzację wszystkich procesów, a po drugie, na złączenie celów, interesów, a także i wizji dwóch, a nawet czasem i trzech różnych działów. Zainwestowanie w odpowiednią platformę pomoże w pokryciu i usprawnieniu procesu purchase-to-pay. Dzięki temu możliwe jest zarejestrowanie wszystkich najważniejszych działań w jednym miejscu, do którego dostęp ma zarówno dział księgowości, jak i zakupów oraz inne działy.
Purchase-to-pay – jakie daje korzyści?
Jedną z największych korzyści purchase-to-pay jest automatyzacja całego procesu. Dzięki temu możliwe są wymierne oszczędności operacyjne, ponieważ to już nie człowiek zajmuje się dokonywaniem wyliczeń, a nowoczesna platforma, pozwalająca na optymalizację działań. Co więcej, przez to, że cała współpraca będzie skuteczniejsza, możliwe będzie szybsze wprowadzanie procedur zakupowych. Niesie to za sobą przede wszystkim efektywność kontroli planowanych wydatków, a dodatkowo znacznie przyspiesza i usprawnia wszelkie procesy akceptacji. Mając przejrzyste informacje związane z funkcjonowaniem firmy, możliwe będzie dokładniejsze określenie rezerw finansowych i potencjalnych korzyści z tym związanych.
Czy warto decydować się na purchase-to-pay outsourcing?
Co ciekawe, z takiego rozwiązania mogą również skorzystać firmy, które korzystają na co dzień z zewnętrznych księgowych. Purchase-to-pay outsourcing to na tyle opłacalne rozwiązanie, że korzysta z niego coraz większe grono przedsiębiorców. Dzięki temu nie muszą się oni przejmować ujednoliceniem standardów, wizji czy też celów, ponieważ tego typu rozwiązania są tworzone typowo dla nich, co oznacza, że są dopasowane do potrzeb przedsiębiorców niezależnie od rodzaju działalności czy też liczby zatrudnionych osób. To firma zewnętrzna dostosowuje cały proces bezpośrednio do swojego klienta. P2P outsourcing pozwoli usprawnić wszystkie czynności również między działami, wypracowując standardy dla każdego z nich. Nie trzeba będzie się również martwić o ewentualne opóźnienia w zamykaniu okresów rozliczeniowych czy opóźnień w płatnościach.
Można więc powiedzieć, że decydując się na outsourcing, praktycznie wszystko dzieje się poza firmą, a sam właściciel może skupić się na rozwoju firmy. Korzyści widać również w dziale zakupów, gdzie dokonanie transakcji powinno być dekretowane jak najszybciej, przez co możliwe byłoby jej automatyczne zatwierdzenie, dzięki czemu zyskuje się na czasie.
Purchase-to-pay outsourcing pozwoli tym samym na zautomatyzowanie, a także optymalizację działań. Nie trzeba będzie powtarzać tych samych czynności tak, jak mogło to się dziać wcześniej. Wszystkie te czynniki pozwolą osiągnąć korzyść, jeśli chodzi o czas i finanse. Optymalizacja działań skraca znacznie wszystkie procesy, a dodatkowo pozwala na lepszą przejrzystość przychodów, wydatków i ewentualnych rezerw.
Jako specjaliści w swojej branży jesteśmy w stanie pomóc Twojej firmie we wprowadzeniu tego typu automatyzacji.
