Blog

Niepowtarzalny kod dokumentu – ATCUD

Polityka ta ma na celu ograniczenie szarej strefy, oszustw i uchylania się od płacenia podatków oraz poprawę przepływu faktur i transakcji pomiędzy podatnikami. Wszystkie portugalskie firmy (lub firmy zarejestrowane do portugalskiego podatku VAT) wystawiające faktury elektroniczne będą musiały zmodyfikować swoje systemy, aby były zgodne z nowymi normami prawnymi.

Kod dokumentu ATCUD musi być umieszczany na wszystkich fakturach i innych dokumentach podatkowych przesyłanych pomiędzy podmiotami zarejestrowanymi do portugalskiego VAT.
Niezależnie od metody, w tym zarówno faktur elektronicznych, jak i drukowanych, w jakiej są one dostarczane klientowi, kody ATCUD muszą być czytelne. Faktury papierowe i pliki PDF z podpisanymi podpisami będą mogły zawierać jedynie kod QR.

Kod ATCUD musi znajdować się na każdej stronie dokumentów wielostronicowych. Kod QR może znajdować się na pierwszej lub ostatniej stronie.

Kara wynikająca ze spóźnionej deklaracji VAT

Będzie ona wymierzana według ustalonego systemu punktowego. Za każde opóźnienie w złożeniu deklaracji VAT, podatnik otrzyma 1 punkt karny. Po przekroczeniu poniższych progów, HMRC nałoży 200 GBP kary. Każda kolejna spóźniona deklaracja będzie się wiązała z otrzymaniem równie wysokiej kary (tj. 200 GBP).

Okres, po którym istnieje możliwość redukcji zebranych punktów do 0*, to kolejno:

• przy deklaracji składanej rocznie i progu kar wynoszącym 2 punkty, okres wynosi 24 miesiące;
• przy deklaracji składanej kwartalnie i progu kar wynoszącym 4 punkty, okres wynosi 12 miesięcy;
• przy deklaracji składanej miesięcznie i progu kar wynoszącym 5 punktów, okres wynosi 6 miesięcy.

*Pod warunkiem, że we wskazanym okresie wszystkie deklaracje zostaną złożone w terminie oraz podatnik upewni się, że HMRC otrzymało wszystkie zaległe deklaracje z poprzednich 24 miesięcy

Kara wynikająca ze spóźnionej płatności VAT

Będzie ona zależna od okresu po jakim podatnik uregulował swoje zobowiązanie VAT.

• przy okresie zaległości do 15 dni – HMRC nie nałoży kary (jeśli w tym czasie VAT zostanie zapłacony w całości lub podatnik uzgodni plan spłaty z urzędem);
• przy okresie zaległości od 16 do 30 dni – HMRC nałoży 2% kary (liczonej od wysokości podatku należnego);
• przy okresie zaległości 31 dni i więcej – kara wzrośnie do 4% (pierwsza kara nałożona w 15 dniu oraz kolejna kara nałożona w 30 dniu). HMRC nałoży drugą karę, naliczaną dziennie w wysokości 4% rocznie przez cały czas kiedy saldo będzie zaległe. Przestanie ona być naliczana w momencie, kiedy podatnik ureguluje zaległe saldo w całości bądź uzgodni plan spłaty z urzędem.

HMRC potwierdziło również, że przez pierwszy rok obowiązywania nowych zasad, nie będzie naliczał pierwszej kary wynikającej z opóźnionej płatności. Oznacza to, że jeśli podatnik ureguluje swoje zobowiązanie podatkowe w ciągu 30 dni po terminie płatności, urząd nie nałoży kary. Należy jednak pamiętać, że wyjątek ten będzie obowiązywał do 31 grudnia 2023 roku.

Oficjalne wytyczne dotyczące nowego systemu kar można znaleźć tutaj.

VAT UE – co to jest?

Skrót ten oznacza europejski numer NIP. Jest on wymagany przy zawieraniu każdej transakcji handlowej na terenie UE.Uzyskanie go musi być poprzedzone zarejestrowaniem się jako płatnik VAT w urzędzie skarbowym. Aby mogło do tego dojść w Polsce, należy wypełnić dokument o nazwie VAT-R. Po uzyskaniu europejskiego NIP-u można sprawdzić, czy dana firma zagraniczna jest czynnym płatnikiem. Atutem prezentowanego rozwiązania jest fakt, że posiadanie tego numeru identyfikacyjnego pozwoli na uniknięcie opodatkowania danej transakcji według taryfikatora z państwa kontrahenta.

Posiadając już VAT UE, należy się nim posługiwać w trakcie każdej wewnątrzwspólnotowej transakcji handlowej. Co istotne, firmy, które były uprzednio zarejestrowane jako zwolnione z podatku VAT, muszą złożyć aktualizację wcześniej wspomnianego formularza VAT-R. W tym przypadku niezwykle ważną rolę odgrywa data zgłoszenia dokumentu. Dzięki tej aktualizacji, przedsiębiorstwo otrzymuje europejski NIP.

Kto musi się zarejestrować jako płatnik VAT UE?

Posiadanie europejskiego numeru dotyczy wszystkich podatników, dokonujących dostaw lub nabywania usług i towarów. W momencie, kiedy wartość zakupionych produktów na rynku europejskim przekroczy 50 tysięcy zł, obowiązek ten dotyczy również płatników VAT, którzy nie są czynni. Konieczność posiadania specjalnego numeru dotyczy przedsiębiorców, które prowadzą interesy w kraju opodatkowania.

Teoretycznie nie ma konieczności posiadania europejskiego NIP-u w przypadku, kiedy to polska firma kupuje usługi czy też towary od marki z UE. Jednak w tym wypadku zostanie naliczony VAT, którego nie możemy odliczyć. Zatem brak numeru VAT UE nie jest korzystny dla firmy. Podobna sytuacja ma miejsce, jeśli w państwie usługobiorcy wysokość podatku VAT podlega stawce 0% lub zwolnieniu z opłaty od towarów i usług. Warto także wiedzieć, że podatnicy nie utracą prawa do zwolnienia z obowiązkowych świadczeń z powodu rejestracji do VAT UE.

Termin składania deklaracji

Podatek obrotowy, którego zadaniem jest zasilanie budżetu państwa, nie podlega zwrotowi. Jednakże osoba prowadząca działalność i oferująca produkty czy usługi opodatkowane podstawową stawką, może otrzymać zwrot w przypadku nadwyżki podatku. Warto wiedzieć, że obowiązek podatkowy pojawia się, kiedy to dojdzie do wystawienia faktury od wartości dodanej. Jeśli nie ma takowego dokumentu, konieczność płacenia następuje do 15. dnia od zrealizowania dostawy produktów.

VAT UE należy rozliczać miesięcznie nawet w przypadku, kiedy firmy składają deklaracje kwartalnie. W tego typu przypadkach transakcje wewnątrzwspólnotowe trzeba rozliczyć do 25. dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie. Dokumenty można przesłać także elektronicznie. Należy pamiętać, aby nie spóźnić się z ich złożeniem, ponieważ wtedy zajdzie konieczność przygotowania i złożenia pisma do urzędu skarbowego, mającego wyjaśnić przyczynę spóźnienia. Jeśli w danym miesiącu nie doszło do żadnej transakcji wewnątrzwspólnotowej, nie trzeba składać deklaracji.

W przypadku, jeśli doszłoby do pomyłki, można ją naprawić, składając korektę VAT UE. Taki formularz składa się z ośmiu części:

• A – dane urzędu skarbowego;
• B – dane podatnika;
• C – dostawa towarów wewnątrzwspólnotowych;
• D – informacje o nabyciu towarów;
• E – dane o wewnątrzwspólnotowym świadczeniu usług;
• F – załączniki;
• G – podpis osoby składającej wniosek;
• H – części, którą wypełnia urząd skarbowy.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy dany kontrahent jest płatnikiem VAT UE, możesz skorzystać z wyszukiwarki Komisji Europejskiej w postaci internetowego narzędzia VIES.

Księgowość w Niemczech – na co uważać?

Choć może dla niektórych jest to oczywiste, to często największym problemem jest sam język. Zarówno w języku polskim, jak i niemieckim są takie wyrażenia, które trudno przetłumaczyć adekwatnie. Stąd może wynikać dużo nieścisłości, szczególnie na samym początku działalności. Dodatkowo warto pamiętać, że każdy land może mieć inne przepisy podatkowe. Dlatego też warto dokładnie zapoznać się i z normami prawnymi kraju, i z normami danego landu.

Ogólnymi różnicami między polską a niemiecką księgowością są:

• Definicja roku obrotowego – w kraju ze stolicą w Berlinie rok obrotowy może trwać 12 miesięcy, a więc tyle, co rok kalendarzowy. co ciekawe, może on ulec skróceniu, za to nigdy wydłużeniu. Krótsze lata mają związek m.in. z otwarciem działalności, z jej zamknięciem, a nawet i z jej sprzedażą. W Polsce natomiast rok obrotowy trwa najczęściej 12 miesięcy i nie może być krótszy. Są jednak wyjątkowe sytuacje, kiedy to może dojść do jego wydłużenia.
• Zasady i terminy składania sprawozdań finansowych – w naszym kraju możliwe jest zwolnienie z prowadzenia pełnej księgowości, a także sporządzania sprawozdań. Takim przepisom podlegają płatnicy, których przychody nie przekroczyły 2 000 000 euro. Co więcej, muszą to być jednocześnie spółki cywilne oraz jawne osób fizycznych, a także spółki partnerskie rozliczające się osobno lub liniowo. Natomiast w Niemczech sprawozdania muszą sporządzać wszystkie spółki kapitałowe, osobowe oraz jednoosobowe działalności gospodarcz-e, które wykazały zyski na poziomie ponad 60 000 euro przez cały rok kalendarzowy. W przypadku dwóch ostatnich wymienionych podmiotów mają one 12 miesięcy od zakończenia roku obrotowego na złożenie sprawozdania. W przypadku spółek kapitałowych ten czas uzależniony jest od ich wielkości – małe mają 6 miesięcy, a średnie i duże 3 miesiące. W Polsce pracownicy księgowi mają do trzech miesięcy od zakończenia roku, aby przygotować odpowiednie dokumenty.
• Terminy przechowywania dokumentacji – niemieckie prawo stanowi, że przechowywanie dokumentacji księgowej w niektórych przypadkach może trwać nawet do 10 lat. W Polsce należy przechowywać wszelkie pisma do pięciu lat od zamknięcia roku podatkowego.
• Nieadekwatność pojęć Kapitalrücklage i Gewinnrücklage w stosunku do pojęć kapitał rezerwowy i zapasowy.
• Rejestracja VAT w Niemczech – nie każda działalność będzie wymagała rejestracji VAT w Niemczech. Jednak, jeśli będzie ona związana z budownictwem, sprzedażą z magazynu na terenie naszych zachodnich sąsiadów, sprzedażą wysyłkową z Polski, sprzedażą towarów na terenie landów lub transportem osób przez ich teren, wtedy konieczne będzie odprowadzenie podatku za granicą. W pozostałych przypadkach możliwe będzie rozliczanie się fakturami ze stawką 0% VAT.

Jak widać różnic jest wiele i są one niezwykle istotne. Właśnie dlatego zastanawiając się nad otworzeniem działalności na terenie Niemiec, warto skorzystać z pomocy specjalistów, którzy znają doskonale przepisy zarówno polskie, jak i zagraniczne. Dzięki temu nie trzeba będzie się martwić o to, czy przepisy zostały poprawnie zinterpretowane – księgowością zajmie się zewnętrzna firma posiadająca doświadczenie w tego typu działaniach. Co więcej, jej pracownicy mają obowiązek bycia na bieżąco ze wszystkimi wprowadzanymi zmianami zarówno w prawie niemieckim, jak i naszym, rodzimym. Jeśli więc zależy Ci na prowadzeniu firmy w kraju ze stolicą w Berlinie, to koniecznie rozważ współpracę z fachowcami!

Accounts payable – co to jest?

Jest to jeden z trzech najpopularniejszych działów w księgowości w firmach z sektorów Shared Services Center (SSC), a także Business Process Outsourcing (BPO). Accounts payable to nic innego, jak księgowość zobowiązań. Zadania wykonywane przez ten dział polegają przede wszystkim na kontroli poprawności danych, co ma przełożyć się na terminowe płatności za faktury. W ramach tego działu rejestruje się dokumenty w specjalnym systemie lub też od razu w przeznaczonym do tego środowisku ERP. Istnieją już także automatyczne procesy rozliczeń, które pozwalają na to, aby pracownik musiał tylko sprawdzać poprawność wszystkich informacji, takich jak data wystawienia faktury, kwota podatku VAT czy też kwota całkowita.

W ramach outsourcingu accounts payable wykonywana jest także dystrybucja faktur po ich zarejestrowaniu. Istnieje wiele różnych struktur, które są do tego wykorzystywane. Można je z powodzeniem dostosować do indywidualnych potrzeb każdej firmy. Co więcej, dochodzi również do kodowania faktur kosztowych. To niezwykle ważny etap, ponieważ pozwala na przypisanie wydatku do odpowiedniego konta. W konsekwencji zapewni to przejrzystość całego procesu, a także zgodność z normami prawnymi związanymi z rachunkowością. Oczywiście oprócz tego dochodzi również do przypisania kosztów do miejsca ich powstawania.

Kolejnym aspektem, który wchodzi w skład accounts payable, jest księgowanie faktur zamówieniowych. To często żmudny proces, który wymaga wielu godzin porównywania i kontrolowania, czy wszystko na pewno się zgadza.

Wszystkie te wyżej wymienione działania dla wielu firm mogą okazać się zbyt pracochłonne, co jest całkowicie normalne. Właśnie dlatego najlepszym rozwiązaniem będzie zwrócenie się o pomoc do firmy zewnętrznej. Zajmie się ona accounts payable w ramach outsourcingu. Dzięki temu nie trzeba będzie zatrudniać dodatkowych osób, które posiadają odpowiednie kompetencje, co wiązałoby się po pierwsze z większymi kosztami, a po drugie z poświęceniem czasu na sam proces rekrutacji i proces wdrożeniowy.

Accounts payable? Outsourcing to najlepsze rozwiązanie!

Największą zaletą outsourcingu accounts payable jest fakt, że wszystkimi działaniami zajmuje się zewnętrzna firma. Dzięki temu przedsiębiorstwo nie musi czynnie brać udziału w księgowaniu każdej faktury w systemie czy sprawdzać zgodności wprowadzonych danych z dokumentami. Co więcej, zewnętrzne jednostki chcąc zadbać o własną reputację, pilnują skrupulatności oraz poprawności wykonywanych działań. Warto także dodać, że dzięki temu wszelkiego rodzaju dane wrażliwe nie trafią w ręce nieupoważnionych osób. Będą one kierowane bezpośrednio do odpowiednich pracowników zajmujących się daną częścią księgowości.

Oprócz tego, accounts payable w ramach outsourcingu pozwoli skupić się księgowym w firmie na innych, ważniejszych obowiązkach. Ich praca związana z fakturowaniem może się ograniczać tylko i wyłącznie do weryfikacji dokumentu, jednak bez konieczności kodowania go. Warto także podkreślić, że tego typu współpraca pozwoli upewnić się, że firma zapłaci jedynie za te towary, które faktycznie zamówiła. Wszystkie procesy odbywają się elektronicznie. Właśnie dlatego accounts payable w ramach outsourcingu jest doskonałym rozwiązaniem!

Na czym polega purchase-to-pay?

P2P to główny proces zachodzący w każdym przedsiębiorstwie. Zazwyczaj dotyczy zamówień o dużym nakładzie, przez co we wszystkie działania angażuje się wiele osób – przede wszystkim z działu księgowości oraz zakupów. Purchase-to-pay to nic innego jak wszystkie czynności od zakupu artykułów i usług aż po ich dostawę lub wykonanie oraz przetworzenie faktur w celu płatności powstałych zobowiązań. Wsparcie księgowych jest niezwykle istotne ze względu na m.in. rozliczanie VAT-u, kontrolowania płatności czy przygotowywania wszelkiego rodzaju przelewów.

Jest to o tyle wygodne rozwiązanie, że pozwala na, po pierwsze, automatyzację wszystkich procesów, a po drugie, na złączenie celów, interesów, a także i wizji dwóch, a nawet czasem i trzech różnych działów. Zainwestowanie w odpowiednią platformę pomoże w pokryciu i usprawnieniu procesu purchase-to-pay. Dzięki temu możliwe jest zarejestrowanie wszystkich najważniejszych działań w jednym miejscu, do którego dostęp ma zarówno dział księgowości, jak i zakupów oraz inne działy.

Purchase-to-pay – jakie daje korzyści?

Jedną z największych korzyści purchase-to-pay jest automatyzacja całego procesu. Dzięki temu możliwe są wymierne oszczędności operacyjne, ponieważ to już nie człowiek zajmuje się dokonywaniem wyliczeń, a nowoczesna platforma, pozwalająca na optymalizację działań. Co więcej, przez to, że cała współpraca będzie skuteczniejsza, możliwe będzie szybsze wprowadzanie procedur zakupowych. Niesie to za sobą przede wszystkim efektywność kontroli planowanych wydatków, a dodatkowo znacznie przyspiesza i usprawnia wszelkie procesy akceptacji. Mając przejrzyste informacje związane z funkcjonowaniem firmy, możliwe będzie dokładniejsze określenie rezerw finansowych i potencjalnych korzyści z tym związanych.

Czy warto decydować się na purchase-to-pay outsourcing?

Co ciekawe, z takiego rozwiązania mogą również skorzystać firmy, które korzystają na co dzień z zewnętrznych księgowych. Purchase-to-pay outsourcing to na tyle opłacalne rozwiązanie, że korzysta z niego coraz większe grono przedsiębiorców. Dzięki temu nie muszą się oni przejmować ujednoliceniem standardów, wizji czy też celów, ponieważ tego typu rozwiązania są tworzone typowo dla nich, co oznacza, że są dopasowane do potrzeb przedsiębiorców niezależnie od rodzaju działalności czy też liczby zatrudnionych osób. To firma zewnętrzna dostosowuje cały proces bezpośrednio do swojego klienta. P2P outsourcing pozwoli usprawnić wszystkie czynności również między działami, wypracowując standardy dla każdego z nich. Nie trzeba będzie się również martwić o ewentualne opóźnienia w zamykaniu okresów rozliczeniowych czy opóźnień w płatnościach.

Można więc powiedzieć, że decydując się na outsourcing, praktycznie wszystko dzieje się poza firmą, a sam właściciel może skupić się na rozwoju firmy. Korzyści widać również w dziale zakupów, gdzie dokonanie transakcji powinno być dekretowane jak najszybciej, przez co możliwe byłoby jej automatyczne zatwierdzenie, dzięki czemu zyskuje się na czasie.

Purchase-to-pay outsourcing pozwoli tym samym na zautomatyzowanie, a także optymalizację działań. Nie trzeba będzie powtarzać tych samych czynności tak, jak mogło to się dziać wcześniej. Wszystkie te czynniki pozwolą osiągnąć korzyść, jeśli chodzi o czas i finanse. Optymalizacja działań skraca znacznie wszystkie procesy, a dodatkowo pozwala na lepszą przejrzystość przychodów, wydatków i ewentualnych rezerw.

Jako specjaliści w swojej branży jesteśmy w stanie pomóc Twojej firmie we wprowadzeniu tego typu automatyzacji.

Jak korzystać z narzędzi do automatyzacji rozliczeń zobowiązań?

Jak już zapewne wywnioskowałeś po nagłówku tego artykułu, rzeczywistość nie jest wcale taka prosta, że wszystko zmieni się wraz z wprowadzeniem nowego oprogramowania do Twojej organizacji. Przynajmniej nie w takim stopniu, w jakim by mogło. Z tego względu, chcemy wskazać kilka, wartych naszym zdaniem uwagi, aspektów dotyczących wdrażania narzędzi do automatyzacji.

Nie powielaj

Miałeś już wcześniej proste rozwiązanie dla rozliczeń zobowiązań, a teraz zdecydowałeś się na bardziej zaawansowane narzędzie, ponieważ chcesz usprawnić proces księgowania? Powielanie niektórych rozwiązań z poprzedniego systemu w nowym może wydawać się czymś naturalnym. Spróbuj jednak tego unikać. Wdrożenie nowego systemu jest szansą na nowy początek, więc lepiej nie narzucać sobie sztucznych ograniczeń. Czasami nowe rozwiązania funkcjonują na zupełnie innych zasadach, więc próba powielania czegoś, co działało w starym systemie, może okazać się zupełnie niemożliwa, a nawet jeśli, to wymaga utworzenia złożonego systemu wyjątków i obejść. To z kolei może sprawić, że procesy nie staną się łatwiejsze, lecz jeszcze bardziej kłopotliwe niż wcześniej. Tworzenie nowego podejścia od podstaw może wydawać się trudnym zadaniem, jednak na dłuższą metę pozwoli lepiej korzystać z systemu i jego funkcji.

Dostosuj

Standardowe przypadki są najlepsze. Wszystko działa tak, jak powinno, faktury są księgowane automatycznie, a Ty oszczędzasz zarówno czas jak i pieniądze. Ale zaraz, dlaczego dokumenty od tego dostawcy zawsze się blokują i wymagają ręcznego zatwierdzenia dodatkowego kosztu palet czy różnic cenowych, mimo że nadal mieści się to w granicach naszej umowy z nim? Najprawdopodobniej dlatego, że wprowadziłeś tylko ogólny zestaw procedur obowiązujących w Twojej firmie. Jest to dobre rozwiązanie, ale tylko wtedy, gdy pojawią się wyjątki, które należy wprowadzić ręcznie, a automatyzacja przestaje być tak automatyczna, jakbyś tego oczekiwał. Jednak w większości przypadków można tego łatwo uniknąć, dostosowując swoje ustawienia. W omawianym przykładzie można więc skonfigurować dodatkowe, szczegółowe procedury dotyczące dostawcy. Zmiany mogą być wprowadzane w obu kierunkach, więc w zależności od przypadku można je uczynić bardziej lub mniej restrykcyjnymi. Będzie to wymagało poświęcenia dodatkowego czasu, ale dzięki temu zaoszczędzisz go w przyszłości.

Kontroluj proces

Ok, wprowadziliśmy nowy system, ustaliliśmy wszystkie zasady, wszystko działa tak, jak powinno. Ale dlaczego rok po wprowadzeniu nowego systemu wskaźniki KPI są gorsze niż na początku? Najprawdopodobniej powodem są nieustannie zachodzące zmiany. Środowisko biznesowe jest bardzo zmienne, więc nawet jeśli faktury od konkretnego dostawcy były zaksięgowane automatycznie w przeszłości, mogą teraz już nie być, ponieważ firma mogła zmienić sposób ich wystawiania. Dlatego nie należy zostawiać systemu samemu sobie, lecz monitorować proces, żeby mieć pewność, że nie trzeba wprowadzić jakichś zmian – zmienić layouty, wprowadzić wyjątki, zmienić limity. Lista jest długa.

Bądź na bieżąco z nowościami

Narzędzia automatyzacji zmieniają się na przestrzeni czasu. Są udoskonalane, wprowadzane są ulepszenia, a eliminowane są niedociągnięcia. Kto wie, może któraś z tych zmian mogłaby znacząco usprawnić Twój proces? Dlatego powinieneś na bieżąco śledzić informacje dotyczące automatyzacji, z której korzystasz. Dzięki temu będziesz mógł w pełni wykorzystać możliwości systemu. W dodatku unikniesz zaskoczenia, gdy zobaczysz nowe przyciski lub layouty, co jest dodatkową korzyścią.

Ćwicz, ćwicz i jeszcze raz ćwicz

Wdrożenie przebiegło sprawnie, ale wyniki nadal mierne? Jeśli tak jest, to prawdopodobnie można lepiej przeprowadzić szkolenie dla użytkowników. Nawet najlepsze narzędzie automatyzacji wymaga, aby jego operatorzy wiedzieli, jak z niego korzystać. Tylko wtedy będzie ono działało w pełni swoich możliwości. Dlatego tak ważne jest zapewnienie odpowiedniych materiałów szkoleniowych i zorganizowanie wystarczającej ilości godzin szkoleń, tak by użytkownicy, którzy będą korzystać z oprogramowania, czuli się z nim komfortowo. Należy także pamiętać, że nowe narzędzia są zaawansowane do tego stopnia, że najlepszym sposobem byłoby podzielenie szkolenia na odzielne sesje. W ten sposób użytkownicy mogą nauczyć się tego, co jest odpowiednie dla ich codziennej pracy i nie zostaną przytłoczeni ilością informacji.

Wniosek? Automatyzacja AP jest świetna, ale należy się do niej dobrze przygotować i być może warto skorzystać z pomocy z zewnątrz, aby ułatwić ten proces. My w EFF mamy doświadczenie w pracy z wieloma rozwiązaniami zintegrowanymi z różnymi systemami ERP, więc wiemy, czego szukać i jak skutecznie z nich korzystać. Oferujemy także codzienne procesowanie, gdyż może podczas wdrażania nowego narzędzia zdecydujesz się na pełny outsourcing zobowiązań, aby jeszcze bardziej zwiększyć oszczędności?

Mamy nadzieję, że ten artykuł był dla Ciebie przydatny i wiesz już, na co zwracać uwagę. Jeśli miałbyś ochotę dowiedzieć się czegoś więcej o EFF, nie zwlekaj i skontaktuj się z nami. A jeśli chodzi o dostępne narzędzia na rynku, szczerze polecamy MediusFlow, który jest bardzo skutecznym narzędziem do automatyzacji procesów AP.

Pełna księgowość

Jest to rodzaj profesjonalnych rozliczeń, które charakteryzują się dużym stopniem skomplikowania oraz czasochłonności. Właśnie ze względu na powyższe są w pełni realizowane przez specjalistyczne biura rachunkowe, które dysponują nie tylko fachową wiedzą, ale także odpowiednimi zasobami ludzkimi umożliwiającymi regularność i szczegółowość analizy finansowej przedsiębiorstw oraz różnego rodzaju spółek.Głównym celem pełnej księgowości jest obliczanie podatku, który spółki oraz firmy o dochodach przekraczających 2 mln euro na rok, są zobowiązane zapłacić. Poza kontrolowaniem i rozliczaniem bieżących finansów możliwe jest także wykonywanie specjalistycznych prognoz w oparciu o poprzednie miesiące i lata działalności przedsiębiorstwa. W celu umożliwienia wykonywania wszystkich powyższych czynności prowadzona jest tak zwana księga rachunkowa w postaci dziennika, ksiąg głównych lub pomocniczych (obejmujących zestawienie obrotów oraz sald kont), czy inwentarz składników aktywów i pasywów.

Rozliczenie uproszczone

Celem tego rodzaju działalności jest gromadzenie podstawowych danych finansowych przedsiębiorstwa. Charakteryzuje się przede wszystkim niższym stopniem skomplikowania, w porównaniu z pełną księgowością, dzięki czemu można, choć nie trzeba, prowadzić ją samodzielnie. Należy jednak pamiętać, że uproszczone rozliczenia mogą być realizowane wyłącznie przez jednoosobowe działalności gospodarcze, mniejsze firmy oraz stowarzyszenia, partie polityczne, fundacje lub związki zawodowe – nie ma możliwości ich prowadzenia przez spółki i większe przedsiębiorstwa.

Istnieją trzy podstawowe formy prowadzenia rozliczeń uproszczonych, które umożliwiają skuteczne ewidencjonowanie przychodów i wydatków.

Pierwszą z nich jest księga przychodów i rozchodów, która służy do bieżącej ewidencji. Umieszczane są w niej wydatki i przychody. Nie ma także obowiązku obliczania podatku, jeśli przedsiębiorstwo nie osiągnęło przychodu.

Kolejną metodą prowadzenia rozliczeń w formie uproszczonej są karty podatkowe, w których obliczany zostaje podatek w formie procentowej stawki od uzyskanego przychodu.
Ostatnią formą jest ryczałt ewidencjonowany, który obliczany jest na podstawie podatku od przychodów. Należy jednak mieć na uwadze, że zarówno ryczał ewidencjonowany, jak i karty podatkowe są rozwiązaniami gromadzenia danych finansowych, możliwymi do realizacji jedynie przez niektóre przedsiębiorstwa.

Księgowość pełna i uproszczona – podsumowanie

Jak widać, księgowość pełna i uproszczona to dwa różne podejścia gromadzenia danych finansowych, które zależą nie tylko od naszych preferencji, ale przede wszystkim wymogów prawnych. Mniejsze przedsiębiorstwa, fundacje, stowarzyszenia i pozostałe organizacje mogą korzystać z rozliczenia uproszczonego, które jest zdecydowanie prostszą metodą gromadzenia danych finansowych. Nie jest to jednak wymóg, każde z powyższych może zdecydować się na księgowość pełną, jeśli tylko brakuje w nich zasobów ludzkich, znajomości rozliczeń czy po prostu chęci do samodzielnej kalkulacji. Obowiązkiem tym są objęte większe przedsiębiorstwa oraz wszystkie spółki. Ma to jednak swoje plusy – firma zewnętrzna prowadząca pełną księgowość ma odpowiednie zasoby, dzięki którym firma otrzymuje gotowe, w pełni profesjonalne dane na temat swoich wydatków i przychodów, dzięki którym z łatwością może planować dalszy rozwój firmy i nie musi martwić się o poprawność swoich kalkulacji.

Jeśli Twoje przedsiębiorstwo chciałoby powierzyć rozliczanie uproszczone lub pełną księgowość firmie z wieloletnim doświadczeniem zarówno w Polsce, jak i na rynkach zagranicznych, zachęcamy do niezobowiązującego kontaktu z jednym z naszych ekspertów.

VerpackG2 rozwinięciem VerpackG

Od dnia wprowadzenia VerpackG, każdy producent, dystrybutor czy sprzedawca oferujący swoje produkty niemieckim konsumentom, ma obowiązek zarejestrować się w publicznym rejestrze opakowań, tzw. LUCID, administrowanym przez Zentrale Stelle Verpackungsregister (w tłumaczeniu na język polski – Centralny Rejestr Opakowań).

Sama rejestracja nie oznacza wypełnienia powyższego obowiązku. W dalszym kroku podmioty zobowiązane są raportować w systemie ilości opakowań na dany rok. Początkowo jest to tylko prognoza, opłaty wnoszone są wg rzeczywistych wartości zgłaszanych do 15 maja kolejnego roku. Przedsiębiorcy muszą także podpisać umowę z jedną z niemieckich organizacji odzysku, a także ponieść opłatę recyclingową, której stawki zależne są od zgłoszonej ilości i rodzaju opakowań.
Uzupełnieniem systemu rejestrowego LUCID jest Pfandsystem. To system kaucyjny, który zwalnia producenta z opłat w rejestrze LUCID, jeśli jego opakowania zostaną objęte kaucjonowaniem.
Po trzech latach od wprowadzenia ustawy, na 1 lipca 2022 r., zaplanowano wdrożenie nowelizacji – VerpackG2.

Opakowania transportowe pod kontrolą

Do tej pory rejestr LUCID obejmował swoim zakresem jedynie opakowania jednostkowe nastawione na sprzedaż do klienta ostatecznego, a więc te opakowania, z których były generowane odpady komunalne. Pozostałe rodzaje opakowań, tj. opakowania transportowe, nie podlegały pod system LUCID. VerpackG2 to zmienia.
Wraz z nowelizacją zmieni się sposób ewidencji opakowań. Ważny będzie nie tylko rodzaj materiału, z którego wytwarzane jest dane opakowanie, ale również jego przeznaczenie. Niemiecki rząd będzie pobierał inne stawki za wprowadzanie na rynek opakowań jednostkowych, a inne od opakowań wykorzystywanych przy transporcie towarów, nietrafiających do prywatnych odbiorców końcowych (tzw. opakowania B2B). Co ważne, rejestracja w LUCID będzie musiała się odbyć przed pierwszym wprowadzeniem opakowania do obrotu.

Sprzedajesz przez eBay i Amazona? Zarejestruj się w LUCID

Dokładnie takich samych przepisów odnośnie do gospodarowania odpadami muszą przestrzegać podmioty zagraniczne, a więc i polscy eksporterzy wprowadzający towar na rynek niemiecki. Nie ma rozróżnienia czy produkty z Polski wysyłane są do innej firmy na terenie Niemiec (np. do hurtowni czy innego dystrybutora, który odsprzedaje towar dalej), czy towar trafia bezpośrednio do klienta detalicznego. Kluczowy jest sam fakt, że produkt w opakowaniu trafił na rynek niemiecki, a kosztami obciążony zostaje ten, kto przesłał opakowanie. Obowiązkiem rejestracji w systemie LUCID objęci są również sprzedawcy internetowi, w tym podmioty wystawiające swój towar w największym na świecie sklepie internetowym Amazon, Zalando czy serwisie aukcyjnym eBay. Brak rejestracji grozi blokadą konta i uniemożliwi kontynuację handlu na platformach.

Dane zgromadzone w LUCID są ogólnodostępne, dlatego też każdy klient lub inny przedsiębiorca może uzyskać dokładne informacje o dostawcy lub konkurencji. Brak zgłoszenia do rejestru grozi surowymi konsekwencjami w postaci wysokich kar finansowych. Za wysyłkę opakowań do Niemiec w celach komercyjnych bez rejestracji może grozić kara do nawet 100 000 EUR. Jeszcze wyższą sankcją mogą zostać objęte te podmioty gospodarcze, które nie podpiszą umowy z organizacją recyklingową. W takim przypadku kara może wynieść do 200 000 EUR.
Katalog opakowań wymagających zgłoszenia w systemie LUCID dostępny jest na tej stronie.

Spis ten stanowi oficjalną klasyfikację opakowań uznanych za trafiające do prywatnych odbiorców końcowych (np. butelki, kubki do kawy, pudełka do pizzy itp.) oraz opakowań B2B (kartony wysyłkowe, folia stretch, materiały wypełniające, folia bąbelkowa itp.).

Dzięki VerpackG2, rejestracją objęte zostaną praktycznie wszystkie rodzaje opakowań. System LUCID nie ma dolnego limitu rejestracji, czyli wymaga zgłoszenia nawet pojedynczego opakowania. Podkreślmy, że jest kontrolowany nie tylko przez jednostki rządowe i platformy internetowe, ale też nawzajem przez samych przedsiębiorców.
Im lepiej opakowania będą projektowane i mniej będą ingerowały w środowisko, tym mniejsze są opłaty za wprowadzanie ich do obrotu. Pilnowanie przepisów dotyczących zarządzania odpadami jest opłacalne nie tylko dla środowiska, ale i dla samych przedsiębiorców. Mandaty są na tyle surowe, że próby ominięcia systemu mogą być bardzo kosztowne. Polscy eksporterzy powinni o tym pamiętać.

Pomagamy przejść klientom przez proces rejestracji w LUCID. Od kilkunastu lat wspieramy przedsiębiorców rozwijających swoją działalność w Niemczech. Znamy realia biznesowe i obowiązki, jakie należy wypełnić, by bez problemu funkcjonować na tym rynku i generować zyski. Zapraszamy do niezobowiązującego kontaktu z jednym z naszych ekspertów.