Przetwarzanie faktur

Rejestracja faktur

Po otrzymaniu faktury od dostawcy, musi ona zostać zarejestrowana w systemie obiegu dokumentów lub bezpośrednio w środowisku ERP. Jest to ważny krok przed ostatecznym zaksięgowaniem faktury. Na tym etapie, wszystkie niezbędne dane muszą zostać wprowadzone do systemu. Dane te obejmują między innymi numer faktury, datę wystawienia faktury, kwotę podatku VAT i łączną kwotę.

Automatyczny proces rozliczeń pozwala na zarejestrowanie faktury za pomocą oprogramowania, które skanuje dane elektronicznie. Oznacza to, że rola pracownika sprowadza się do zweryfikowania poprawności danych. Proces działa zarówno w przypadku faktur kosztowych, jak i faktur zamówieniowych. Automatyzacja procesu rozliczeń sprawia, że rejestracja faktur jest niezwykle prosta.

Jakie są zalety delegowania tego procesu do EFF?

• Nie musisz księgować faktur ręcznie w ERP
• Masz pewność, że wszystkie faktury zostaną zarejestrowane – żaden dokument nie zostanie przeoczony
• Wszystkie obowiązkowe dane do faktury zostaną wprowadzone poprawnie
• W EFF stawiamy na precyzję i skrupulatność podczas rejestracji faktur, aby uniknąć błędów w księgach rachunkowych

Dystrybucja faktur

Po zarejestrowaniu faktury w systemie ważne jest, aby została ona przekazana odpowiedniej osobie. Każda firma ma własną, unikalną strukturę autoryzacji faktur. Część z nich jest prosta, ale istnieją też bardziej złożone struktury. Jeśli posługujesz się skomplikowaną strukturą autoryzacji faktur, nie musisz zmagać się z nią przy wewnętrznym nakładzie środków.

Zadbamy o dystrybucję Twoich faktur do odpowiednich autoryzujących. Po przedstawieniu nam na jakiej strukturze dystrybucji zależy Twojej firmie, my zajmiemy się resztą. Zadbamy, by każda faktura trafiła do odpowiedniego pracownika. Będziemy także śledzili dalszy jej obieg, aż nie zostanie zaksięgowana.

Zastanawiasz się, co mógłbyś zyskać delegując to zadanie do EFF?

• Pewność, że Twoje faktura będą trafiać bezpośrednio do właściwych osób
• Unikniesz sytuacji, w których poufne dane na fakturze trafią do rąk nieupoważnionych pracowników
• Nie musisz pamiętać, kto jest odpowiedzialny za każdą fakturę – zajmiemy się tym za Ciebie

Księgowanie faktur kosztowych

Wszystkie faktury kosztowe należy zakodować przed księgowaniem. Kodowanie faktury może zawierać informacje, takie jak konto, miejsce powstawania kosztów czy miejsce powstawania zysków. W efekcie koszt faktury zostanie przypisany do odpowiedniego konta księgi głównej, a tym samym do właściwego działu.

Ważne jest, aby przypisać koszt do odpowiedniego konta księgi głównej, by zapewnić przejrzystość procesu księgowego i spełnić wszystkie wymogi prawa o rachunkowości. Wszystkie koszty należy przypisać też do odpowiednich miejsc powstawania kosztów. Następnie, na tej podstawie, faktura jest wysyłana do odpowiedniej osoby w danym dziale, która zatwierdza dokument.

Oto kilka przykładów korzyści z delegowania do EFF kodowania swoich faktur:

• Każda faktura zostanie zaksięgowana na odpowiednich kontach
• Koszty faktur zostaną przypisane do odpowiednich miejsc powstawania kosztów
• Twoi pracownicy mogą sprawdzić zastosowane kodowanie lub po prostu od razu zweryfikować fakturę, bez konieczności samodzielnego wprowadzania kodowania
• Twoi pracownicy zaoszczędzą czas i będą mogli skupić się na swoich podstawowych obowiązkach

Księgowanie faktur zamówieniowych

Czy Twoja firma otrzymuje dużo faktur zamówieniowych? Czy masz dość spędzania godzin na porównywaniu i sprawdzaniu, czy fakturę można zestawić z odpowiednim zamówieniem w Twoim systemie? Czy uważasz, że ten proces jest czasochłonny i nie pozwala zająć się ważniejszymi działaniami, mającymi na celu rozwijanie podstawowej działalności? Jeśli tak, trafiłeś w dobre miejsce!

Dział księgowości zobowiązań EFF od lat specjalizuje się w uzgadnianiu faktur zamówieniowych. Kompetentni księgowi mogą obsłużyć ten proces ze szczególną dokładnością, dzięki czemu masz pewność, że płatność zostanie zlecona tylko za zamówione przez Ciebie towary i usługi. Księgowi działu zobowiązań w EFF pracują na różnym oprogramowaniu dostosowanym do uzgadnianiu faktur z zamówieniami – od SAP, MS Dynamics 12.0, MS Axapta 3.0 po MediusFlow.

W czym możemy Ci pomóc w zakresie procesie parowania faktur z zamówieniami?

• Porównanie, czy dane na otrzymanej fakturze są zgodne z danymi na zamówieniu
• Weryfikacja przyczyn dodatnich /ujemnych odchyleń ilości
• Kontaktowanie się z dostawcami w przypadku brakach w otrzymanych zamówieniach, różnicy w cenach itp.,

Największe zalety korzystania z usług EFF to:

• Oszczędność czasu – brak konieczności ręcznego porównywania i sprawdzania każdego zamówienia z otrzymanymi fakturami
• Zapewnienie, że płatność zostanie zrealizowana tylko za zamówione przez Ciebie towary i usługi
• Możliwość akceptacji lub odrzucenia różnic cenowych lub ilościowych, co daje kontrolę nad zarządzaniem wydatkami